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AI帳票生成オプションをリリースしました

平素よりノマドクラウドをご利用いただきましてありがとうございます。

この度、AI帳票生成オプションをリリースしました。

 

どんな機能?

オプションをご契約いただくと、以下の体験が可能になります:

  • 管理会社が作成した図面・契約書・請求書をアップロードいただくと、それをAIが自動で読み取ります
  • ノマドクラウド上で、読み取り結果の確認・加筆修正をしていただき、帳票(PDF・Excel)をダウンロードできるようになります
  • 作成可能な帳票は以下の通りです
    • 重説
    • 請求書(契約金+仲介手数料一体型、仲介手数料請求書、広告費請求書)
    • 取引台帳
  • 初期設定を行っていただくことで、各社さまにて現在ご利用中のフォーマットをそのままご利用いただくことができます
    • 帳票の雛形となるExcelファイルをあらかじめテンプレートとしてアカウントに追加しておき、契約書作成時に事前に設定した埋め込み文字列に対して情報を自動で補完し、PDF or Excelの形で契約書を出力をする機能になります。

※本機能は、会社単位で契約可能なオプションとなります。

 

操作方法

1. 事前設定

まずは事前設定として、これからご利用いただく帳票のテンプレートをご登録いただきます。

事前設定の進め方は、AI帳票生成オプション <事前設定編>をご確認ください。

 

2. 実際に帳票を作成する

①帳票を作成する顧客の詳細ページを開きます。

 

②画面右上の「新規登録」ボタンをクリックすると、

  • 帳票の名前を入力
  • 利用するテンプレートを選択

を入力する画面が表示されます。

上記内容を入力したら、「保存」ボタンをクリックします。

 

 

 

③帳票データが登録されます。

次に、右側の「操作」ボタンをクリックし、「編集」ボタンをクリックします。

 

④編集フォームが開きます。

こちらの画面は、左半分と右半分でそれぞれできることが異なります。

 

左半分の画面では、現在作成中の帳票の項目に反映できる様々なデータを確認し、ワンクリックで反映することができます。

右半分の画面では、帳票の各種項目について加筆・修正することができます。

 

手入力をする項目を極力減らすため、様々なデータをワンクリックで反映することができるようになっています。

左半分の画面の構成 できること
事前設定値

帳票管理設定画面(事前設定編の記事はこちら)で登録した「事前設定値」が表示されます。

青字部分をクリックすることで、現在作成中の帳票内の対象項目に一括で反映させることができます。

顧客データを参照

顧客に関するデータのうち、氏名・連絡先などのワンクリックで反映できる項目が表示されます。

今後もワンクリックで反映できる項目を追加予定です。

物件データを参照

ITANDI BBのデータを検索し、任意の物件名をクリックすると、物件名や各種金額を確認できます。またワンクリックで見積書等の作成時に反映させることができます。

ITANDI 賃貸仲介と別途連動している自社物件データがそちらの物件も参照いただけます。

帳票ファイルから読み取り 賃貸借契約書や図面などのファイルをアップロードし、AIがテキストや数値を読み取り、現在作成中の帳票に反映させることができます。

 

▶︎「事前設定値」タブ

 

▶︎「顧客データを参照」タブ

 

▶︎「物件データを参照」タブ

  1. 物件名を検索し、任意の物件をクリックします

 

2. その物件の詳細情報を確認できます

 

3.「物件データを帳票項目に適用」ボタンをクリックすると、値が右側の編集フォームに反映されます。その後、自由に加筆修正していただけます。

 

▶︎「帳票ファイルから読み取り」タブ

  1. AIに読み取りさせたいファイルをアップロードします。(賃貸借契約書や図面)

 

2. AIによる読み取りが開始します。

 

3. 読み取りが完了すると、アップロードしたファイルを左画面で確認することができます。また、「読み取り結果を帳票項目に反映」ボタンをクリックすると、右の編集フォームに一括で補完されます。

 

右側の入力項目をクリックすると、アップロードした書類のどこを参照したのかを確認できます。

 

また、画面右上にある「読み取り結果」タブに切り替えると、読み取った文言がテキストで表示されています。

必要に応じてこちらから編集フォームにコピー&ペーストしていただくことで、より効率的に入力/転機作業を行うことができます。

 

⑤加筆・修正が完了したら、「プレビュー」ボタンをクリックして中身の確認ができます。

図面に記載のない内容(仲介手数料など)については画面から手動登録をお願いいたします。

 

⑥最後に「保存」ボタンをクリックすると、帳票生成に移ります。

ダウンロード可能な状態になると「作成ステータス」が「ダウンロード可能」となります。

 

⑦「操作」ボタンより、PDFまたはExcelでダウンロードができます。

 

3. 作成した帳票を顧客の集計反響に紐づけて保存する

作成した帳票は、すでに顧客に紐づく形で保存されています。

特に重要な書類(捺印済みの契約書・取引台帳)については集計反響に紐づけて保存することができます。

集計反響のブロック内右下にある「新規作成」ボタンをクリックします。

 

顧客に紐づけて保存したいファイルを選択します。

ノマドクラウド上にないファイルを保存したい場合は「PCから追加」よりアップロードすることで保存いただけます。

 

4. 自店舗の契約・帳票を一覧で確認する

 

本オプションをご利用いただくと、自店舗の契約および以下の書類の登録状況を一覧で確認することができます。

これにより、管理者様は書類の作成漏れや登録漏れに検知しやすくなります。

・取引台帳

・重説

・賃貸借契約書

 

▶︎「賃貸借契約一覧」画面

 

 

申込日・成約日・顧客名・契約者名・物件名で検索ができます。

また、未登録の書類がある契約のみを検索することもできます。

 

 

この画面をご利用いただくためには、顧客詳細ページの「基本情報」タブ内にある「集計反響」セクションから「売上登録」をしていただく必要がございます。

 

売上を登録せずとも、以下の情報のみを登録いただく使い方も可能です。

・物件名

・契約者名

・申込日

・成約日

・契約開始日

 

売上は登録せずに、契約情報のみを登録・管理されたい場合は、

  1. 「設定」>「売上管理設定」をクリックし売上管理設定画面を開きます。
  2. こちらの「売上情報の登録をするか」で「しない」を選択してください。
  3. 申込情報の管理のみを行う場合は、これ以降の設定は不要です。

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▶︎画面右上の「売上登録」ボタンから、申込/売上情報を登録できます。

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