物確即レス機能の概要と設定方法
※本機能は、「AIチャット」機能が利用可能なお客様がご利用いただける機能です。
機能概要
反響物件がITANDI BBに掲載されており、一定の条件を満たしている場合、これまで人で行っていた反響時の初回対応を自動化することができます。
＜本機能で自動返信可能な問合せ内容＞
- 空室確認
- 見学希望
- 初期費用
導入効果
本機能を使うことで、以下の効果が見込みまれます。
- 業務の効率化：人がやるべき作業の一部が自動化されるため、業務の効率化に繋がる
- 来店率の向上：顧客が知りたい情報を即レスすることで懸念点が解消、早期の来店予約に繋がる
作動条件
下記3つの条件を全て満たしている場合のみ、本機能が動作します。
ITANDI BBに反響物件が掲載されているにも関わらず動作しない場合、下記のいずれかの条件を満たしていないことが考えられます。
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①反響物件が「ITANDI BBに登録されている」かつ、「ポータルサイトに掲載している物件と同一物件だと判別される」必要があります
反響メールに必要情報が全て記載されており、かつポータルサイトに出稿されている物件がITANDI BB上の該当物件と同一物件だと判別されると、ITANDI BBに登録された物件情報を元に内見/申込みの可否を確認し自動でメッセージの送信を行います。
※ ITANDI BBに取引態様が一般媒介物件で登録されている物件には、自動返信を行いません
※ ITANDI BBにて公開範囲が制限されている場合（自社のみ公開・特定業者公開）でも、利用アカウントで閲覧可能であれば、動作対象物件となります
※ 内見可能開始日がお問い合わせより2週間以内の場合に限り、内見可能の返信を行います
＜反響物件とITANDI BBに登録された物件が同一か判断するための必要情報＞
・物件名 ※1
・部屋番号
・物件住所 ※2
・平米数
※1 物件名は前方一致で判別します。ただし、前方において「全角/半角」が揃っている必要があります。発動しない例）
ポータルサイト情報：ITANDIマンション101
ITANDI BB情報 ：ＩＴＡＮＤＩマンション101
※2 住所は枝番号記載の有無が異なる場合でも発動する仕組みですが、100 %ではない可能性がございます。
②反響物件が「空室」もしくは「入居中で内見はできないけれど申し込み可」の場合のみ返信されます
③営業支援システム（旧：ノマドクラウド）の「反響取り込み時初回自動返信」設定がオンである必要があります
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ご利用時の注意点
内見システム（旧：内見予約くん）での内見予約が別途必要です
送信されるメッセージでお客様がカレンダー予約をされた場合も、内見予約のWEB受け付けサービス「内見システム（旧：内見予約くん）」での予約が別途必要です。
※営業支援システム（旧：ノマドクラウド）の来店予約は登録されます
※内見システム（旧：内見予約くん）での予約手順について、詳細はこちら
各設定項目について
物確即レス機能をONにする - ①
こちらのチェックをONにすることで、物確即レス機能が利用できます
「内見可能」と返信する条件
■反響後2週間以内で内見は可能な場合 - ②
「内見システム（旧：内見予約くん）」の予約可能日と「営業支援システム（旧：ノマドクラウド）」の来店予約カレンダーでの予約可能日の
両方が空いている最短日程を即時にお客様に提案します ※こちらを条件から外すことは出来ません
■すでに申し込みはあるが、内見は可能な場合 - ③
反響物件がすでに申込があり、申込は不可だが内見は可能な場合に送信をするか否かを設定できます
「申込可能」と返信する条件
■内見は不可だが、申し込みは可能な場合 - ④
反響物件が審査段階で成約していない等、募集停止をしていない場合に送信するか否かを設定できます
物確できた物件の情報を顧客の希望条件として設定する - ⑤
反響物件の詳細情報が取得できた場合、その物件の条件（家賃やこだわり条件）を顧客の希望条件として反映します。
※初回の反響のみで有効に作動します
※初回の反響後に、
「反響物件〇〇をもとに希望条件が自動的に設定されました。必要に応じて内容を修正してください。」
というタスクが上がりますので、必要に応じて条件精査をおすすめしております。（※図２参照）
※図2
推奨設定
基本的には、 全てのボックスをチェックすることを推奨します。
ただし３つめのチェックについては、店舗様により判断が分かれるため、必要に応じてチェックを外して下さい。
自動で返信する文章について
問合せ内容に応じて、３パターンのメールを設定していただけます。
はじめは初期値の定型文が挿入されていますが、店舗毎で編集が可能です。
注意事項
- 物確即レス機能が発動した場合は「物確即レスメール」の1通のみが送信され、「反響取り込み時自動返信」は送信されません。物確即レスメールの内容は上記を踏まえて作成ください。
- 物件名/部屋番号/住所/平米数で物件の名寄せが成功し、問合せの種別が不明の場合は、『空室確認』のテンプレート使って自動返信を行います。
- 募集状況に関してはITANDI BBでの登録状況により返信内容が若干異なり、『内見可能開始日＆募集状況』の時もあれば、『募集状況のみ』の時もあります。※詳細はこちら
物確即レス専用の変換コード
物確即レス専用の変換コードを用意しています。この変換コードで変換される文言が、各種問合せへの自動回答部分になります。その種類と使い方について説明します。
『募集状況』の変換コード
「物件の募集状況」や「内見可能開始日の登録状況」等に応じて下記文言に変換されます。
・内見可能な場合の例
⇨募集中です。内見は1/1（月）から可能です。
・申込可能な場合 (※下記のどれかに変換されます)
⇨退去予定で現在募集中です。
⇨現在空室で募集中です。
⇨新築完成予定で現在募集中です。
⇨新築物件で現在募集中です。
※ 退去予定の物件で入居可能時期が分かる場合は、「入居可能時期は2022年1月下旬です。」のような文言も記載されます。
『待ち合わせ方法』の変換コード
『設定->来店予約設定』の来店種別の設定状況に応じて下記文言に変換されます。
・物件現地での待ち合わせ・ビデオ通話での相談・内見にチェックが入っている場合
⇨現地でのお待ち合わせやオンラインのご対応も可能です。
・物件現地での待ち合わせにチェックが入っている場合
⇨現地でのお待ち合わせも可能です。
・ビデオ通話での相談・内見にチェックが入っている場合
⇨ オンラインのご対応も可能です。
・物件現地での待ち合わせ・ビデオ通話での相談・内見に チェックが入っていない場合
⇨変換されないため、利用ができません。
『初期費用の概算』の変換コード
下記ロジックに従って、物件初期費用に変換されます。
【下限値】（家賃 × 2） + 敷金 + 礼金
【上限値】（家賃 × 4.5） + 敷金 + 礼金
（例）家賃 5万円、敷金・礼金 5万円の物件は、『20万 〜 32.5万円』と変換されます。
※あくまで概算が表示されるだけのため、必要に応じて下記のような補足事項も本文にご記入ください。
詳細なお見積もりをご希望の場合は、以下URLにアクセスいただき、ご入居日程をご連絡ください。
保証会社による審査結果や物件によって、費用が多少増減する場合がございます。
{{ チャットURL }}
特定の問い合わせ種別に自動返信したくない場合には・・・
物確即レス専用の変換コードを挿入せずに返信文を作成していただくことも可能です。
例えば「空室確認」の問い合わせに対する返信文に「反響取り込み時自動返信」と同じ文章をセットします。その場合物確即レスが発動した場合でも、「空室確認」の問い合わせに関しては発動しない場合と同じ文章が送信されることになります。
ただし、問い合わせ内容に沿った「件名」と「本文」で自動返信ができることが本機能のポイントとなるため、例文のように件名と本文を工夫していただきご活用ください。
返信文例
①空室確認の問い合わせに対し、「募集状況」の変換コードを使わずに返信する場合
【件名】
【{{ お客様名 }}様】お部屋の空室状況について{{ 店舗名 }}
【本文】
数ある不動産業者の中より弊社をお選びいただきまして、誠にありがとうございます。
お部屋のご見学やご来店をご希望の場合、下記URLよりご予約をお願いいたします。
{{ カレンダーURL }}
※現地のお待ち合わせ、オンライン対応もご選択可能です。
お問い合わせ物件の状況については、確認が取れ次第、担当よりご連絡いたします。
{{【問い合わせ物件はこちら】
{{ お問い合わせ物件 }}}}
店舗一丸となり{{ お客様名 }}様のお部屋探しを全力でサポートさせていただきます！
他の不動産会社さんの物件も一括でご案内することも可能です！
{{ お客様名 }}様からのご連絡を、心よりお待ちしております。
②見学希望の問い合わせに対し、「募集状況」の変換コードを使わずに返信する場合
【件名】
【{{ お客様名 }}】お部屋のご見学について{{ 店舗名 }}
【本文】
数ある不動産業者の中より弊社をお選びいただきまして、誠にありがとうございます。
{{ お客様名 }} 様のご都合にあわせて、ご見学の手配をいたします。
以下URLにアクセスいただき、ご希望日時をご入力ください。
{{ カレンダーURL }}
※オンラインでのご接客・現地でのお待ち合わせも可能でございます。
店舗一丸となり{{ お客様名 }}様のお部屋探しを全力でサポートさせていただきます！
他の不動産会社さんの物件も一括でご案内することも可能です！
{{ お客様名 }}様からのご連絡を、心よりお待ちしております。
③初期費用の問い合わせに対し、「初期費用の概算」の変換コードを使わずに返信する場合
【件名】
【{{お客様名}}様】お部屋の初期費用について{{ 店舗名 }}
【本文】
数ある不動産業者の中より弊社をお選びいただきまして、誠にありがとうございます。
お部屋のご見学やご来店をご希望の場合、下記URLよりご希望日をご入力ください。
{{ カレンダーURL }}
{{ お問い合わせ物件名 }}の初期費用に関しましては、別途担当者よりご案内申し上げます。
詳細なお見積もりをご希望の場合は、以下URLにアクセスいただき、おおよそのご入居日程をご連絡ください。
※◯月上旬・中旬・下旬など、おおよその日程でお気軽にご連絡ください。
{{ チャットURL }}
↓↓↓お問い合わせ物件のご確認はこちら↓↓↓
{{ お問い合わせ物件 }}
◆募集状況◆
{{ 募集状況 }}
店舗一丸となり{{ お客様名 }}様のお部屋探しを全力でサポートさせていただきます！
他の不動産会社さんの物件も一括でご案内することも可能です！
{{ お客様名 }}様からのご連絡を、心よりお待ちしております。