追客業務の自動化を行う！自動追客フローの追客内容の設定方法
自動追客フローの効果
自動追客フローは、仲介の皆さまに代わって営業支援システムが自動で追客する機能です。
自動追客による効果は、以下の通りです。
実際に自動による追客で返信をいただくことが可能です。
自動提案との違い
自動提案との違いは、以下の表の通りです。
自動追客フローは、より追客に特化した機能になっております。
| 自動提案 | 自動追客フロー | |
| 送れる内容 | 物件 | メッセージのみ、物件のみ、選択可能 |
| 送るタイミング | 固定：夕方17時30分〜 | 好きな時間に設定可能 |
| 回数 | 最大で1日1回 | 好きな回数設定可能 |
| メール文面 | 固定 | 1回目の内容、2回目の内容など、任意に設定可能 |
| 止まるタイミング | オフにしない限り止まらない | 返信が来たら止まる設定が可能 |
次に自動物件提案と自動追客フローの違いを簡単にまとめると以下の通りです。
「自動物件提案」
・その名の通り、物件の提案がメイン
・お客様の希望条件にあった物件を提案できると効果的
「自動追客フロー」
・メッセージでの追客がメイン
・設定で物件提案を同時に行うことも可能
自動追客フローで物件提案とメッセージ送信をまとめてしまうことも可能ですが、
それぞれを併用して利用することをおすすめします。
自動追客フローの作成方法
自動追客フローの新規作成
設定 → 自動追客フロー設定 → 自動追客フロー新規追加
基本設定
自動追客フローの設定には
- フロー全体に適用される「基本設定」
- メッセージごとに適用される「メッセージの設定」
があります。まずは、基本設定を行います。
店舗の休日にはメッセージを送信しない
店舗休日（※１）の場合はメッセージを送信しません。スキップの流れはこちらをご参照ください。
※1 来店予約設定で「定休日」「来店不可日」として設定されている日
顧客が最もITANDI 賃貸仲介を開いている時間帯にメッセージを送信する
顧客のアクセス履歴を元に営業支援システムを最も開いている時間帯に送信します。
※9:00〜20:00以外のアクセスが最も多い場合は後述の送信時間に基づいて送信されます。
自動追客の中断設定
顧客からメッセージを受信した場合
自動追客フロー以外でメッセージのやり取りがあった場合、どのようにするかの設定です。
下記の３つの設定より、選ぶことができます。
-
次のメッセージの送信を中断する
-
「次のメッセージを延期する
選択後、延期する日数を入力すると、入力した「○日後」に次のメッセージが送信されます。
例：延期する日数「３」。１通目のメッセージ送信後に顧客からメッセージを受信した場合、「３」日後に２通目のメッセージが送信されます。
- 次のメッセージをそのまま送信する
顧客にメッセージを送信した場合
顧客にメッセージを送信した場合の設定も行うことが可能です。
受信時と同様に中断設定をしたい場合は、「受信した場合と同様に中断する」にチェックを入れます。
メッセージ設定
このメッセージ設定が一回ごとの追客メッセージの設定となります。
一つの自動追客フロー内で個別設定を作成した個数分、追客メッセージを送信します。
送信タイミング設定
■の直後に送信する
メッセージを即時で送信します。
自動追客フローを顧客に設定した直後に、初回のメッセージを送信する場合はONにしてください。
※利用用途としては後述の「自動生成追客フロー」や初回送信を想定しております。
■から○日後に送信する
メッセージの送信間隔を設定できます。
3日後と設定した場合、前回のメッセージの送信日が1/1であれば、このメッセージの送信日は1/4日になります。
■このメッセージの送信時間
このメッセージの送信時間を設定できます。
※共通設定で「顧客が最もITANDI 賃貸仲介を開いている時間帯に送信する」をONにした場合はそちらの設定が優先されます。
例1) 「顧客が最もITANDI 賃貸仲介を開いている時間帯」が11時で、「このメッセージの送信時間」が14時の場合 →「顧客が最もITANDI 賃貸仲介を開いている時間帯」11時前後に送信 例2) 「顧客が最もITANDI 賃貸仲介を開いている時間帯」が22時で、「このメッセージの送信時間」が14時の場合 →「このメッセージの送信時間」14時に送信 ※20時以降に送信を希望の場合は、「このメッセージの送信時間」をご設定していただければ設定可能です。
メッセージの文面の設定
■メッセージ件名
メールの件名を設定できます。LINEの場合は件名が存在しないため反映されません。
■メッセージ本文
メールの本文を設定できます。
■物件の自動提案をする
本設定を「はい」にした場合、メッセージではなく物件の自動提案を行います。
提案できる物件がない場合は、上記で設定したメッセージを送信します。
物件提案コメントは、物件提案メールの上部に挿入されるコメントになります。
また、条件緩和をチェックすると、望条件に該当する物件が存在しない場合に条件を緩和して物件を提案することができます。条件緩和の仕組みに関してはこちらをご参照ください。
顧客への自動追客フローの適用
作成した自動追客フローの顧客への適用は、顧客詳細画面から行います。
まず。下図の赤枠のボタンを押します。
次の画面で、自動追客フローを選択し、「自動追客を始める」ボタンを押します。
これで追客フローが適用されました。キャンセルや変更も可能です。
よくある質問
Q.当日にメッセージを送る場合は、どのような設定が必要ですか？
「から○日後に送信する」を「0日後」に設定ください。
なお、自動追客フローを有効にした時間が、当日の送信時間を過ぎている場合は、翌日の指定の時間にメッセージが送られるのでご注意ください。
例１） １５時の段階で１通目の送信が以下の設定の自動追客フローを有効にした場合、 ・顧客へのフロー適用から○日後に送信：0日 ・送信時間：が16:00 16:00に1通目のメッセージが送信されます。 例2) １7時の段階で１通目の送信が以下の設定の自動追客フローを有効にした場合、 ・顧客へのフロー適用から○日後に送信：0日 ・送信時間：が16:00 翌日の16:00に1通目のメッセージが送信されます。
Q.当日、翌日、翌々日にメッセージを送るためには、どのような設定が必要ですか？
1通目の「から○日後に送信する」を「0日後」
2通目の「から○日後に送信する」を「1日後」
3通目の「から○日後に送信する」を「1日後」
に設定することで可能です。
Q.同じ日の違う時間にメッセージを送るためには、どのような設定が必要ですか？
「から○日後に送信する」を「0日後」で設定ください。
例）翌日の朝と夜にメッセージを送る場合 まず「顧客へのフロー適用から○日後に送信するを1日」かつ「送信時間を10:00」に設定し、 その次のフローを「顧客へのフロー適用から○日後に送信するを0日」かつ「送信時間を19:00」 に設定することで翌日の10:00と19:00にメッセージを送ることが可能です。
Q.「顧客が最もマイページを開いている時間帯」に設定した場合、夜中でも送信されますか？
もっともアクセスしている時間帯が20時以降の場合は、各メールでの設定した時間帯が送信日時となります。
Q. 追客が止まる強制的に止まるタイミングはありますか？
以下の場合は、自動追客フローの設定に関わらず停止します。
- 配信停止があった場合
- 来店予約が入った際
- LINEのお友達追加をされた場合
自動追客フローの利活用方法について、下記動画で詳しく解説しています。ぜひご覧ください。
Q. 自動追客フローのメッセージ送信先はどの種別ですか？
複数メールアドレス、LINE登録がある場合は全ての種別にメッセージ送信されます。
尚、SMSには送信しません。